ANNONS

Ordning & reda: Så får du bättre lönsamhet och ökat bolagsvärde

En stark affärsidé, högt uppsatta mål och tydliga roller - det är något som framgångsrika företag har gemensamt. Att dessutom ha koll på rapportering, processer och rutiner är ytterligare en framgångsfaktor som bidrar till ökad lönsamhet och ett ökat bolagsvärde.

Vi har pratat med Monika Lindberg, som är affärsrådgivare på Grant Thornton. Här ger hon sina bästa tips för en mer välskött verksamhet - där ordning och reda leder till framgång. 

”För att kunna förbättra lönsamheten, är det viktigt att bolaget har koll på sina rutiner och processer. Då går det att effektivt följa upp och förstå vilka åtgärder som behöver vidtas för att nå en högre lönsamhet. Det är också nödvändigt att medarbetarna i organisationen vet vilket ansvar de har och vilka befogenheter. Detta skapar en trygghet och ett ”flow” i verksamheten”, säger Monika Lindberg.

”En central parameter för att öka bolagsvärdet är att det jag beskriver ovan finns på plats, samt att bolaget säkerställer ordning och reda i verksamheten. Som entreprenör och grundare av verksamheten är det också viktigt att fasa ut sig själv på det sättet att verksamheten kan rulla på även om personen inte är på plats.”

Så vad är mest grundläggande med att ha ordning och reda i företaget? Funktionsberoende, och inte personberoende arbetsuppgifter, menar Monika Lindberg. 

”Finns det dokumenterat hur rutiner fungerar, går det lättare att ersätta medarbetare som slutar eller är långvarigt frånvarande. Det är förknippat med hög risk att kunskap enbart sitter i medarbetarnas huvuden. Ordning och reda underlättar också vid förändringar i verksamheten. Det går lättare att fånga upp vilka åtgärder som måste tas vid olika förändringar, vilket spar tid och pengar och skapar mindre oro bland medarbetare.”

Rutiner och processer 

Det är styrelsen som har yttersta ansvaret för att företaget har ordning och reda, samt att alla delar finns på plats i organisationen. De delegerar normalt utförandet till vd som tillsammans med ledningen ser till att få rutiner och processer på plats genom lämplig ansvarsfördelning.

“Sedan kan bolaget självklart sätta upp olika ansvariga inom organisationen för respektive rutin eller process. Styrelsen kan alltså delegera arbetsuppgifter, men kan inte delegera sitt ansvar, varför det är viktigt att styrelsen följer upp resultatet”, säger Monika Lindberg. 

Något som ofta stoppar är frågan - var börjar man? Monika Lindberg menar att det inte finns något enkelt svar på detta, utan det varierar från bolag till bolag. 

“Jag tycker man skall göra en kartläggning för att få ett helhetsgrepp på vad som behöver åtgärdas. Ett förslag är att ta hjälp och göra en verksamhetsanalys. Då kan bolaget få en bild av vad som behöver åtgärdas och utifrån det göra en prioriteringslista. Ledningen måste ha respekt för att detta inte är någon ‘quick fix’. Rutiner och processer ska fastställas och dokumentation upprättas, och detta medan den löpande verksamheten fortlöper som vanligt. Därför måste man planera och prioritera, så att bolaget mäktar med arbetet.”

Checklista för att komma igång med ordning & reda i bolaget:

  1. Digitalisera processer

Ordning och reda i affärssystem och lönesystem är grundläggande för att beslutsunderlagen ska bygga på korrekta uppgifter. Felaktiga underlag kan ge felaktiga beslut. En digitaliserad process är säkrare och mer effektiv.

  1. De fem nyckeltalen

Sätt upp mål för företaget, nyckeltal som löpande följs upp. Vi brukar tala om fem nyckeltal; tillväxt, bruttovinst, soliditet, kassalikviditet och avkastning. Här kan du som entreprenör utläsa trender och se när något avviker och snabbt agera!

  1. Relevanta beslutsunderlag

Anpassa beslutsunderlagen till mottagaren så att de blir relevanta och lättillgängliga för respektive beslutsfattare. Viktigt för att kunna följa upp mot uppsatta mål. 

  1. Minska bolagets sårbarhet

Undvik att göra bolaget beroende av en person. Nödvändig information måste dokumenteras så att andra kan träda in ifall någon försvinner med kort varsel. Exempel på dokument som är bra att ha är: ekonomihandbok, attestinstruktioner, rutinbeskrivningar, befattningsbeskrivningar. 

  1. Kontroll över bolagets likviditet

Att löpande arbeta med likviditetsplanering gör att du som entreprenör slipper obehagliga överraskningar som att det inte finns täckning på kontot för utbetalning av lön eller skatter. Något som inte är ovanligt att det inträffar i semestertider, eller om en kund inte betalar i tid.

Här kan du ladda ner Grant Thorntons guide för fler tips kring att bygga lönsamma och framgångsrika bolag!