Fotograf: Unsplash

Sluta tidsplanera och börja uppmärksamhetsplanera – för att bli mer produktiv

Produktivitet handlar inte om tidsplanering. Det handlar om uppmärksamhetsplanering. "Tidsplanering" är inte alls lösningen på din tidsbrist. Det är del av problemet.

"Tidplanering" är förrädiskt. 

Åtminstone om man ska tro Adam Grant, som är organisationspsykolog på handelshögskolan Wharton i USA. I en artikel i New York Times skriver han om hur vi kan bli mer produktiva genom att planera vart vi riktar vår uppmärksamhet snarare än hur vi disponerar vår tid. 

Vi lever i en kultur som är besatt av personlig produktivitet. Vi djupdyker i böcker som handlar om att få saker gjorda och drömmer om fyratimmarsdagar på jobbet. Vi offrar oss på jobbets altare och skryter om hur upptagna vi är. Så ofta får vi höra att nyckeln till att få saker gjorda ligger i tidsplanering - att om vi bara planerar vår tid bättre kommer vi att nå produktivitetens nirvana. Men efter att ha studerat produktivitet i två decennier, menar Adam Grant att tidsplanering inte är lösningen.

Enligt Adam Grant har alla har ett begränsat antal timmar på dygnet och att fokusera på tidsplanering gör oss bara ännu mer medvetna om hur många av de timmarna vi slösar på annat.

Ett bättre alternativ är att fokusera på att uppmärksamhetsplanera - att prioritera människor och uppgiftern som spelar roll, utan att bry sig om hur lång den specifika träffen eller uppgiften tar.

Uppmärksamhetsplanering är konsten att fokusera på att få saker gjorda av rätt skäl, på rätt plats och i rätt tid.

Läs även: Arbetsintervju: Så bemästrar du frågan "berätta lite om dig själv"

Produktivitetsråd som involverar tidsplanering låter ofta något i stil med att man ska sätta upp mål för när man vill färdigställa en viss uppgift. Adam Grant påminner om ett citat av den amerikanske författaren E.B White, som en gång sa: "Jag går upp på morgonen och slits mellan en önskan att förbättra (eller rädda) världen och en önskan att glädjas över (eller njuta av) världen. Det gör det svårt att planera dagen." 

Adam Grant har genom sin forskning upptäckt att produktiva människor sällan slits mellan vilken önskan de ska eftersträva.

Istället eftersträvar de båda sakerna samtidigt - de underhåller projekt som de anser är personligt intressant och socialt meningsfulla.

Bristande produktivitet orsakas ofta av bristande motivation - inte bristande effektivitet.

Adam Grant skriver att han inte anser att produktivitet är en dygd. Det är ett verktyg för att nå ett mål. Det är bara en dygd om målet är värdigt. Om produktivitet är målet, borde man förlita sig på sin vilja att få uppgiften gjord. Om man istället är lyhörd för varför man är exalterad över projekten och vilka personer som kan tänkas att gynnas av dem, kommer man mycket lättare kunna uppbåda motivation. 

Uppmärksamhetsplanering innebär också att vara lyhörd för var man får saker gjorda. 

De största utmaningarna handlar ofta om uppgifter som man inte vill göra men som man måste göra. I flera år trodde Adam Grant att det var bäst att göra tråkiga uppgifter direkt efter att man färdigställt intressanta uppgifter, så att energin från de intressanta uppgifterna skulle "spilla över".

Efter att ha utfört en studie i ett koreanskt varuhus upptäckte han dock att anställda faktiskt presterade sämre i de tråkiga uppgifterna, om de just hade ägnat sig åt en väldigt intressant uppgift.

En möjlig förklaring till det menar Adam Grant är något som kallas "attention residue" - att ens tankar hela tiden vandrar tillbaka till den intressanta uppgiften, vilket rubbar fokus för den tråkiga uppgiften. 

Adam Grant skriver att produktivitet och kreativitet kräver olika strategier för att tackla. Produktivitet upprätthålls bäst genom att skapa filter för att hålla orelaterade eller distraherande tankar borta. Men kreativitet, å andra sidan, flödar bäst när man tar bort just de filtren och låter tankarna flöda fritt. 

Så hur kommer man åt det bästa av båda världarna? I boken "When" skriver författaren Dan Pink om hur det finns bevis för att ens dygnsrytm kan hjälpa en att klura ut när det är bäst för att vara produktiv - eller kreativ.

Om man är en morgonmänniska ska man göra sitt analytiska arbete tidigt, när man är så pigg som möjligt, sina rutinuppgifter kring lunch och det kreativa arbetet sent på eftermiddagen eller kvällen när man tänker "icke-linjärt".

Om man är mer av en nattuggla, kanske man får mest gjort genom att kasta om ordningen och göra de kreativa uppgifterna på morgonen och vara analytisk på eftermiddagen och kvällen. 

Det handlar alltså inte om tidsplanering, för man kanske lägger ungefär samma mängd tid på uppgifterna även om man kastar om sitt schema. Istället handlar det om uppmärksamhetsplanering - att man noterar i vilken ordning det fungerar bäst att utföra uppgifter och justerar därefter. 

Att vara uppmärksam för timing handlar också om att tänka annorlunda kring hur man planerar sitt arbete. Adam Grant skriver att han älskar Paul Grahams förslag att dela upp veckan i "göra-dagar" och "hantera-dagar". 

På "hantera-dagar" håller man i möten och tar telefonsamtal. På "göra-dagar" tar man sig tid för att vara produktiv och kreativ. Det är dagar då man vet att man kommer att vara fri från distraktioner som skulle kunna förstöra arbetsflödet.

Tyvärr är det få som har lyxen att totalt styra över sina egna veckor på det sättet, vilket innebär att man måste hitta egna sätt att frigöra "göra-tid".

Om du vill bli mer produktiv ska du inte analysera hur du spenderar din tid. Var istället uppmärksam för vad som slukar din uppmärksamhet. 

Läs även: Generation Z – framtidens framgångsrika kvinnliga entreprenörer?


För dig som prenumerant

VA KVINNA PODCAST

BLOGG

Följ chefredaktören på klimatresan

Under 2019 utmanar Veckans Affärer sina läsare att minska sina affärsresor med flyg med hälften. Chefredaktör Åsa Uhlin håller koll på hur det går med det och sitt eget mål att flyga mindre på bloggen VA:s klimatresa.