ANNONS

Slipp all pappershantering: Så här lyckas ditt företag med övergången till en helt mobil administration

Lägger ditt företag för mycket tid på administration och pappershantering? Då är det dags att uppgradera till ett helt mobilt personalsystem. Här berättar Frida Örtgård, konsultchef på Flex Application, om hur ni lyckas med införandet.

Det är mycket att tänka på när man ska göra resan från gårdagens pappershantering till dagens helt mobila personalsystem. Men med rätt implementeringsprocess kan man undvika misstagen och få ut det mesta av investeringen.

"En viktig framgångsnyckel för att lyckas med implementeringen är att verkligen lyssna på kundens behov och önskemål. Därför arbetar vi alltid agilt i våra projekt, med en stark och leanorienterad projektmodell i grunden, berättar Frida Örtgård, konsultchef på Flex Applications, som erbjuder en helt mobil lösning för företags personaladministration.

Noggrant planerade projekt

Flex Applications

Flex Applications AB grundades 1990 och finns idag i Örebro (huvudkontor), Stockholm, Göteborg, Motala, Karlstad och Oslo. Företaget utformar kompetenta och användarvänliga system för personaladministration.
Läs mer här!

Hon berättar att de inleder varje projekt med en grundläggande organisationsanalys och kartläggning för att fånga kundens behov, och därefter sätter man tillsammans projektplanen. I nästa steg sker programinstallationen, följt av en funktionell installation, där bolagets konsulter sätter upp alla parametrar.

"Därefter summerar vi uppsättningen tillsammans med kunden, som alltid är delaktig under hela projektet. Eftersom det är de som ska ta över det hela, så har vi alltid en administratörsutbildning, där vi går igenom systemets flöde och hur man kan använda det på bästa sätt."

Allting testas

Nästa viktiga projektdel är testperioden – där kunden involveras ännu mer, för att prova alla funktioner och systemflödet, och försäkra sig om att allt är till belåtenhet.

"När vi gjort alla tester och finjusteringar har vi alltid en avstämning med alla projektdeltagare, där kunden får ge sin acceptans av uppsättningen, innan det är dags för driftstart. I samband med det ordnar vi en slutanvändarutbildning, så att alla medarbetare vet exakt vad de ska göra när de loggar in i vårt personalsystem", säger Frida Örtgård.

Hon betonar att det i slutändan handlar om människor.

"Det allra viktigaste är att vi ser kundens behov, och anpassar såväl projektplaneringen som implementeringen därefter. Man måste vara väldigt lyhörd för såväl vem som är mottagare och vad den vill få ut av systemet. Vi på Flex arbetar även för att ha nöjda och hållbara medarbetare som dagligen levererar kvalitet åt våra kunder. Våra applikationskonsulter och projektledare är professionella och skall med engagemang ta kunden från punkt A till B i sina implementationsprojekt".

Finalist i tävling

Att Flex Applications har hittat en lyckad metod råder det inget tvivel om. Nyligen utsågs man till en av finalisterna i Forum Affärssystem & HR:s årliga tävling i kategorien "införande av HR-system",

"Vi nominerades för vårt projekt med AddPro, ett konsultbolag i IT-branschen. Det har verkligen varit ett rakt igenom lyckat projekt, där vi har haft täta dialoger och löpande avstämningar. Redan under införsäljningen var de tydliga med vad de ville ha, och det har underlättat väldigt mycket". berättar Frida Örtgård.

"Vi har hjälpt dem att gå från pappershantering till en helt digital och mobil tids- och reserapportering, vilket gör att de sparar väldigt många arbetstimmar varje månad. Vi är jätteglada åt att de är så nöjda med lösningen, och även med våra konsultinsatser under detta projekt."


Nyhetsbrevet för det nya näringslivet:

Kalendarium

För dig som prenumerant

VA KVINNA PODCAST

BLOGG

Följ chefredaktören på klimatresan

Under 2019 utmanar Veckans Affärer sina läsare att minska sina affärsresor med flyg med hälften. Chefredaktör Åsa Uhlin håller koll på hur det går med det och sitt eget mål att flyga mindre på bloggen VA:s klimatresa.