ANNONS

Ny lag ställer krav på e-faktura

200 000 privata företag har en offentlig verksamhet som kund – är ditt ett av dem? Nu måste fakturan skickas elektroniskt.

Allt fler företag ställer krav på sina leverantörer att kunna skicka elektroniska fakturor och sedan april i år är det ett lagkrav när man fakturerar offentliga verksamheter. Anna Elverheim som är styrelseordförande i nätverket för elektroniska affärer (NEA) och tillika Hogias e-fakturaexpert berättar att det krävs en ökad medvetenhet bland Sveriges företagare.

"Vi ser att många små och medelstora företag fortfarande inte vet vad lagen om e-faktura innebär, och att det även finns en tröskel i att ta klivet över till att börja arbeta digitalt när man endast hanterar ett fåtal fakturor per år. DIGG som är myndigheten för digital förvaltning förordar en mjuk övergång där köpare och säljare i första hand har en dialog om inte en korrekt faktura har mottagits, men på sikt kan det leda till vite eller att man som leverantör inte kan delta i upphandlingar om man inte fakturerar på rätt sätt", säger Anna Elverheim.

Den elektroniska fakturan (e-fakturan) som skickas måste vara i ett godkänt format i enlighet med europeisk standard. Inom offentlig sektor pekar man på PEPPOL BIS Billing 3 som format. Pappersfakturor, inskannade fakturor och PDF-filer är inte längre tillåtna.

Säkrare betalningsflöde

En anledning till att fakturor blir betalda försent är bristfälliga rutiner och manuell administration som i sin tur påverkar företagens likviditet och lönsamhet. Anna Elverheim berättar att pappersfakturor och PDF-fakturor som behöver scannas eller läsas in i mottagarens ekonomisystem innebär större risk för feltolkning.

"Fördelen med e-faktura är att det är ett säkrare och effektivare sätt att hantera fakturor. Med ett standardiserat format kan uppgifterna på fakturan levereras i realtid till mottagaren. Det betyder kortare betaltider, något som är positivt för likviditeten."

Ansvarsfullt företagande

"Vi måste ta ett större ansvar för vår administration och minska förbrukningen av papper och antalet transporter. Automatisering är ledordet i hur vi arbetar i dagens ekonomisystem. Information kan idag flöda i realtid på ett helt annat sätt än tidigare", berättar Anna Elverheim.

I Sverige skickas årligen 1,4 miljarder fakturor och majoriteten ännu i pappersformat. De nordiska länderna Norge, Danmark och Finland ligger långt före Sverige i utvecklingen av e-faktura inom såväl den offentliga sektorn, som i det privata näringslivet.

"Även om lagkravet är en viktig faktor för att se över sina faktureringsrutiner är fördelarna med e-faktura stora. Förutom ett säkrare betalflöde och att distributionen av faktor underlättas, betyder det också lägre administrativa kostnader, samt en mer miljömässigt hållbar utveckling."

"Som företagare behöver man inte tänka på varken format eller tekniska anpassningar. Alla leverantörer som tillhandahåller e-fakturatjänster har lösningar för att fakturera i godkänt format och det är enkelt att komma igång", avslutar Anna Elverheim.


Nyhetsbrevet för det nya näringslivet:

Kalendarium

För dig som prenumerant

VA KVINNA PODCAST

BLOGG

Följ chefredaktören på klimatresan

Under 2019 utmanar Veckans Affärer sina läsare att minska sina affärsresor med flyg med hälften. Chefredaktör Åsa Uhlin håller koll på hur det går med det och sitt eget mål att flyga mindre på bloggen VA:s klimatresa.