Ett möte av de tyngre slaget när G20-ländernas ledare träffades i Hamburg. Fotograf: Markus Schreiber

10 olika typer du stöter på i möten – så bemöter du dem alla

Att leda möten på ett effektivt sätt är en svår konst. Att de som deltar ofta spelar olika roller och har sin egen agenda gör det extra utmanande. Därför behöver man behärska att möta olika typer av deltagare med olika strategier.

Det är måndag efter lunch och avdelningsmöte. Alla går på ren rutin in i konferensrummet för att ta sina vanliga platser. Någon sitter tyst och kollar telefonen medan en annan småpratar med samma bordsgranne som man brukar. När mötet sedan börjar går var och en rutinmässigt in i den roll man brukar spela. En pratar mycket och en knappt alls. En tredje smickrar chefen och en fjärde är emot det mesta som föreslås.

Känns situationen igen?

Att deltagarna i ett möte spelar olika roller för att uppnå det man tycker är viktigt - sin egen agenda - är mer regel än undantag. Det gör vi i syfte att få inflytande eller uppmärksamhet, uppfattas som roliga, bromsa förändringar eller undvika att bli inblandade i konflikter.

MÖTESDOKTORN

Jörgen Dyssvold, alias "mötesdoktorn", har under 25 år designat, planerat och producerat event och möten – alltifrån VM, världsrekord och presidentbesök till hundratals små och stora konferenser.

Han för en kamp mot mötessjukan som kostar svenska arbetsgivare 170 miljarder om året, fyra gånger kostnaden för svenska sjukskrivningar. Det gör han genom att göra möten på nya sätt och föreläsa och skriva om hur det går till.

Det finns därför inte någon standardlösning för hur man bäst leder deltagare i ett möte. Vi behöver istället ha en strategi per personlighetstyp. Här tar vi upp och beskriver några av mötets olika stereotyper och ger förslag på strategier för hur man kan hantera dem.

Mötets stereotyper

Härliga Harry
Kan inte skilja personliga erfarenheter och anekdoter från vetenskapliga fakta. Argumenterar länge, mycket och gärna utifrån sina högst personliga erfarenheter, idéer och åsikter.
Förslag på bemötande:
Låt Harry tala en stund innan du bryter in. Fråga om han har något förslag på hur ni bör agera i frågan. Tacka för hans inspel och gå vidare även om han signalerar att han är långt ifrån klar.

Irrelevanta Isse
Tror att han har insikter som andra saknar. Avviker från agendan genom att han, så snart han får chansen, tar upp nya frågor som ofta är irrelevanta för både mötet och de som deltar.
Förslag på bemötande:
Avbryt och förtydliga att frågan är intressant men inte det som detta mötet ska handla om. Referera till agendan och hänvisa till att ni gärna kan ta upp frågan men då vid ett annat möte.

Konflikträdda Kalle
Sitter tyst under större tiden av mötet, analyserar och antecknar. Har ofta åsikter och idéer men är rädd att de ska missförstås eller ses som kritik. Pratar först efter mötet eller inte alls.
Förslag på bemötande:
Gör Kalle till din allierade och inled med en komplimang innan du under mötet ber om hans åsikt, exempelvis "du Kalle brukar ju alltid ha smarta idéer ... vad tror du om det här?".

Extroverta Erik
Älskar all uppmärksamhet och fokus som ger honom energi. Gillar att ta eller få ordet och jobbar med drama och retorik för att förstärka sitt budskap. Överskrider rutinmässigt sin talartid.
Förslag på bemötande:
Är en av de mer svårhanterliga typerna och ofta gruppens informella ledare. Här krävs en kombination av att vara tydlig mot och att vinna över honom som allierad. Sköt dock alla samtal med honom på tu man hand, utanför mötesrummet och aldrig genom maktkamp inför publik.

Negativa Nisse
Ser som sin främsta uppgift att bromsa andra och deras idéer. Går rutinmässigt in och ifrågasätter varje ny idé som presenteras och har alltid flera argument för varför den inte kommer att fungera.
Förslag på bemötande:
Låt Nisse prata klart och tacka för att han påminner om att det också finns utmaningar. Ge därefter ordet till någon som du vet är positivt inställd och har gruppens förtroende - för att balansera upp.

Positiva Putte
Är oftast övertaggad och jättepositiv. Sitter mer framåt- än bakåtlutad och är typen som kan äta andra med blicken. Utbrister gärna saker som wow eller fantastiskt och drar gärna igång en spontan applåd.
Förslag på bemötande:
När Puttes insatser som hejarklack gör nytta och inte beror på typen av möte och fråga. Ge utrymme och släpp in honom där det passar in och gör nytta men inte för mycket och ofta.

Berra Besservisser
Sitter ofta tyst ett tag och låter andra prata innan han bryter in för att berätta hur det egentligen ligger till. Gillar att rätta andra under tiden de pratar och älskar att rabbla fakta.
Förslag på bemötande:
Stoppa honom när han avbryter och påminn om att det snart är hans tur. Låt honom prata en stund och påminn sedan om tiden. Summera med t ex ett "tack, vad bra, det är ju ett annat sätt att se på saken" innan du går vidare.

Charmiga Charlie
Älskar att vara älskad. Återkommer ofta till att ge andra beröm eller komplimanger eller berömma gruppen för en fantastisk insats och påminna om vilket fantastiskt team man är.
Förslag på bemötande:
Är ofta älskad av och viktig för resten av gruppen. Dessutom kan Charlie ge mötet extra energi. Släpp därför in honom där och när det behövs och tacka alltid för hans bidrag.

Tondöva Torsten
Flikar återkommande in med opassande kommenterar eller skämt han skrattar ogenerat åt. Tror själv att han uppfattas vara en "skön kille", lyckligt ovetande om att han istället oftast irriterar de andra.
Förslag på bemötande:
Skratta inte med men gör heller inte bort honom inför publik om det inte absolut krävs. Ta några minuter enskilt efter mötet om han sagt något opassande och be honom att ta det enskilt med de som kan ha blivit sårade. Följ upp.

Duktiga Dennis
Sätter sig oftast nära chefen, räcker gärna upp handen och har behov av att verka duktig inför både chefen och de andra. Kan irritera övriga genom att ta oproportionerligt mycket plats.
Förslag på bemötande:
Låt Dennis svara först ibland men inte alltid. Fråga alltid om det är fler som har några idéer de gånger då det bara är han som räcker upp handen. Testa också att ignorera om det är brist på tid.

Summering

Det här var bara några av alla typer man kan stöta på i möten. Beskrivningarna är grovt förenklade för att göra dem tydliga. Vi har också, för enkelhetens skull, valt att låta alla vara män även om de typer vi beskriver självklart också kan vara kvinnor.

Identifiera vilka olika personlighetstyper du ofta stöter på i den eller de grupper och möten du leder. Utveckla och testa olika strategier till dess att du hittat ett fungerande recept.


För dig som prenumerant

VA KVINNA PODCAST

BLOGG

Följ chefredaktören på klimatresan

Under 2019 utmanar Veckans Affärer sina läsare att minska sina affärsresor med flyg med hälften. Chefredaktör Åsa Uhlin håller koll på hur det går med det och sitt eget mål att flyga mindre på bloggen VA:s klimatresa.