ANNONS

Frigör mer tid på jobbet: “Automatisera bort alla tidstjuvar”

In- och utcheckning, reseräkningar, tidredovisningar… Hur stor del av din arbetsdag lägger du på sånt som du helst skulle slippa? “Vi måste ha system som gör det här åt oss”, konstaterar Kasper Jareblad, Account manager på Flex Applications.

Sex av tio svenskar känner sig stressade på jobbet (Novus 2018) – och många har svårt att hinna med sina arbetsuppgifter. En anledning är faktiskt all den tid som går till ren administration.

“För de flesta företag är det ett ständigt återkommande dilemma att få tiden att räcka till, så alla måsten runtomkring bör kunna ske så smidigt som möjligt. Vi behöver ha funktioner som tänker åt de anställda, så att de slipper alla onödiga moment. Så mycket som möjligt behöver automatiseras”, säger Kasper Jareblad, Account manager på Flex Applications, som brinner för att förenkla och effektivisera företags vardagliga verksamhet.

En typisk tidstjuv är den dagliga rapporteringen –  inte minst för de som arbetar i många olika projekt, och med kunder på olika platser.

Kasper Jareblad, Account manager på Flex Applications.

“Tidigare har det funnits stämpelklockor eller Excelark där de anställda själva skriver upp hur mycket tid de lägger på olika saker. Nu kan de ha allt i telefonen. De kan exempelvis jobba i tio olika projekt på tio olika platser, systemet känner av var de arbetar och automatiserar tidredovisning och fakturaunderlag. På detta sätt blir arbetet proaktivt, så när en medarbetare godkänner sin tidrapport är månaden redan synkad.”

En annan process där företag kan spara mycket tid och resurser – och samtidigt stärka sitt arbetsgivarvarumärke – är vid så kallad “onboarding” av nyanställda.

“Det är mycket att tänka på när man ska välkomna en ny medarbetare. Den behöver till exempel telefon, e-post, passerkort och massor med andra saker för att snabbt komma igång. Genom att låta systemet hantera checklistor blir processen både enklare och mer formaliserad, samtidigt som risken för att missa något minimeras”, berättar Kasper Jareblad.

Med allt på ett ställe slipper man onödigt informationsspill, samtidigt som man skapar en struktur där den nyanställde känner sig välkommen och snabbt kan komma in i sina arbetsuppgifter. Dessutom underlättar det processen vid uppsägning.

“Eftersom allt lagras på ett ställe så vet du precis vilken information du behöver rensa ut, och dessutom var den finns, vilket behövs i och med GDPR”, säger Kasper Jareblad.

I vår allt mer digitaliserade värld är det A och O att ha kontroll på all information – och att använda den på bästa möjliga sätt. Därför tror han att artificiell intelligens (AI) kommer att spela en stor roll i framtidens arbetsliv.

“Vi tittar mycket på hur AI kan frigöra tid för olika yrkesroller. AI kan hjälpa dig att hålla koll på personuppgifter och rensa saker baserat på tidsramar, och ge förslag på ändringar som sker när du jobbar i systemet. Om du har haft ett medarbetarsamtal så vill du troligtvis också få ett nytt samtal inbokat något år senare, du vill ha samtalet sparat och du vill få en påminnelse när det är dags igen. Detta är något som går att bygga in och få hjälp med.

Med fler automatiserade processer kommer en HR-roll förändras till att bli mer proaktiv, med mer tid till riktig personalutveckling.

“Om vi kan skala ner en process från ett par timmar till en kvart så har vi lyckats fantastiskt bra. Vårt mål är helt enkelt att våra kunder ska jobba så lite som möjligt i våra system, och få mer tid till det som utvecklar verksamheten. Säg att du kapar 30 minuter i veckan och har hundra anställda, då frigör du 2 300 timmar arbetstid per år.”

Läs mer om Flex Applications och deras smarta system här!


Nyhetsbrevet för det nya näringslivet:

Kalendarium

För dig som prenumerant

BLOGG

Följ chefredaktören på klimatresan

Under 2019 utmanar Veckans Affärer sina läsare att minska sina affärsresor med flyg med hälften. Chefredaktör Åsa Uhlin håller koll på hur det går med det och sitt eget mål att flyga mindre på bloggen VA:s klimatresa.