Fotograf: Stocksnap

9 tips för kortare och effektivare möten

Tycker du att du tillbringar alldeles för mycket tid i meningslösa möten? Du har helt rätt. 30 procent av svensk mötestid är bortslösad tid - men det finns lösningar.

"Man skulle kunna spara 30 procent av mötestiden. Alternativt att man har samma mötestid och når mycket bättre resultat. Men för de flesta är det bättre att börja med att minska mötestiden", säger Rolf Olofsson, organisationspsykolog med lång erfarenhet från förändringsarbete. 

Att möten ofta sker i onödan är något som har gott stöd i forskningen. En tysk studie om europeisk möteskultur har visat att drygt 40 procent av alla möten på de undersökta arbetsplatserna kunde klassas som "lågkvalitativa". 

"Bästa tipsen är att verkligen satsa på förberedelserna - syftet, vilka som ska vara med och vilket ansvar folk ska ha. Och försök att hitta något sätt att föra loggbok över beslut så att alla kan följas upp", säger Rolf Olofsson. 

NIO TIPS SOM HÖJER TEMPOT PÅ MÖTET

1. Syftet ska vara glasklart 
Syftet med att man över huvud taget har mötet styr hela upplägget. De som ska vara med på mötet har heller ingen möjlighet att förbereda sig om de inte är klara över syftet. 

2. Bjud in rätt personer 
Ett vanligt problem är att många som inte behöver vara med ändå är det. 

3. Disponera mötet 
Gå in i mötet med en dagordning och bestäm redan i förväg vilka frågor som ska prioriteras och ges extra mycket tid. 

LÄS ÄVEN: 10 TED Talks som hjälper dig att bli en bättre ledare

4. Dela på ansvaret 
Om det inte är klart vad mötesdeltagarna förväntas bidra med är det svårt att få till ett bra möte. 

5. Ta kommandot 
Det är alldeles för många mötesledare som bara hänger med i det som händer. Risken är stor att man börjar prata om andra saker - det är ett helt naturligt beteende att associera fritt i ett samtal utan styrning. 

6. Strukturera pratet 
När problem diskuteras är kommunikationen ofta väldigt ineffektiv - flera problem diskuteras samtidigt, lösningar presenteras innan problemet definierats och lösningsförslag kritiseras vilket hämmar kreativiteten. 

7. Visa resultat 
Om mötet bestod av en lång diskussion utan slutsatser finns inget att gå vidare med. 

LÄS ÄVEN: 10 tips för att verka smart på mötet

8. Genomför besluten 
Se till att ansvaret för att verkställa beslut är tydligt. 

9. ... och följ upp!
Väldigt många möten beslutar saker som man sedan inte återkommer till. Effektiviteten sjunker helt enkelt drastiskt på grund av brist på uppföljning.

Relaterade artiklar


NYHETSBREV


Kalendarium

SENASTE VA