Mejlterror

Ett litet knapptryck och vips är hela huset informerat, men till vilket pris? E-posten är inte bara ett modernt och effektivt kommunikationsverktyg. Den stressar oss och ibland är de bättre att lyfta på luren eller rumpan, menar forskaren Eva Sjöqvist som i våras presenterade en avhandling om vårt e-postande.

”E-posten är mer styrande än jag trodde. Den har också blivit ett hot mot effektiviteten och man kan fråga sig hur mycket tid vi lägger ned på mejlen.”

Det som stressar mest är förväntningar på snabb respons, för många mejl med för mycket information eller information som vi inte behöver. Möjligheten att alltid kolla och oron för fulla väntande inkorgar gör också att vi avbryter ledigheter för att kolla mejlen.

”Det är inte bra. Man behöver sin ledighet”, påpekar Eva Sjöqvist.

Det ständiga plingandet som varslar om nya mejl gör också att många stoppar allt de gör för att vittja inkorgen på det senaste. Uppdaterad är ett honnörsord.

”Det snuttifierar och många upplever att de inte hinner utveckla sina tankar färdigt. Det är varken bra för individen eller arbetet.”

Det är också så trivialt att det helt enkelt är tråkigt att inte ses. Dessutom gör färre sinnes­intryck att mejl lätt tolkas fel.

”Varken hjälp av rösten eller ansikts­uttryck förvirrar oss”, påpekar Eva Sjöqvist och tipsar chefer att alltid meddela svåra beslut ansikte mot ansikte.

Men problemet med e-posten är inte tekniken i sig utan snarare vårt sätt att använda den, menar Eva Sjöqvist.

Något som man har fattat på Volvo Personvagnar, som tidigt hade ett internt kommunikationssystem, Memo. 9 000 tjänstemän, för det är de som har problem, har fått gå på kurs för att lära sig att bli vän med sin e-post. Under fyra timmar har de utbildats i både tekniken och etiketten.

Utbildningen avslutades i vintras. I dag säger medarbetarna att de kan fokusera bättre, är mer effektiva och gör ett bättre jobb, berättar verksamhetskonsult Petter Halling, tidigare ansvarig för e-postutbildningen på Volvo.

”Två tredjedelar tycker att det är en stor förändring jämfört med tidigare och drygt hälften säger att de är mindre stressade nu.”

Tjänstemännen uppger också att de sparar en knapp timme i veckan, vilket motsvarar många miljoner kronor per år, påpekar Petter Halling som ser stora möjligheter för företagen.

”Ingen säger att e-posten fungerar bra, men att det finns ett affärsvärde i att utbilda medarbetarna har inte många fattat än.”